Notre politique de protection des données
Chez Octopus, on tient à respecter votre vie privée !
La protection et la confidentialité de vos données à caractère personnel, pour nous, c’est primordial ! Vos informations seront traitées comme étant strictement confidentielles et pour les seuls besoins de nos services à moins que vous n’en décidiez autrement.
Notre engagement
Vos données ne sont jamais vendues à d’autres sociétés.
Lorsque que nous devons utiliser des prestataires externes pour certaines de nos missions, nous les sélectionnons rigoureusement et veillons à ce qu’ils soient également engagés en matière de protection des données.
Nous sommes respectueux de vos droits en tant que clients c’est pour cela que nous mettons tout en œuvre pour que vous puissiez les exercer et ainsi satisfaire au mieux vos demandes.
Nous sommes respectueux de votre vie privée et de vos choix c’est pour cela que les communications que vous recevez de notre part peuvent faire l’objet d’une résiliation à tout moment.
1/ Quelques définitions :
Utilisateur : Désigne toute personne physique ou morale accédant au Site
Compte personnel : Système d’accès réservé aux utilisateurs exigeant un identifiant et un mot de passe ;
Donnée(s) : Tout élément (informations, textes, photographies, messages, etc.) collecté par l’Utilisateur et implémenté par lui au sein du Site au travers de son utilisation ;
Donnée(s) à caractère personnel : Désigne toute information se rapportant à une personne physique ou morale identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique ou morale identifiable » une personne physique ou morale qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
Loi Informatique et Liberté : Désigne la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés accessibles sur internet.
RGPD : Désigne le RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 accessible en ligne.
Politique : Désigne la présente politique en matière de Protection des Données à Caractère Personnel ;
Responsable de traitement : Aux termes de l’article 4.7 du RGPD, désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre ;
Services : Ensemble des prestations mises à disposition de l’Utilisateur par Octopus Energy France et accessibles via les Moyens d’Accès ;
Site : Le site internet de Octopus Energy France permettant à l’Utilisateur d’avoir accès aux Services.
Sous-Traitant : Désigne, aux termes de l’article 4.8 du RGPD, la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement ;
Traitement(s) : Désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;
2/ Identité du responsable de traitement
Les données personnelles sont collectées par Octopus Energy France, société par action simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 803 248 467 au capital de 1 511 464€ et dont le siège social est basé au 6/8 boulevard Haussmann - 75009 Paris.
Nous sommes soucieux de la protection des données personnelles qui nous sont confiées. Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de protection de vos données personnelles en conformité avec le RGPD ‘Règlement Général sur la Protection des Données’ Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la Loi Informatique et Libertés loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, promulguée le 21 juin 2018 qui a modifié la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés www.cnil.fr
3/ Vos droits
En application de la Loi Informatique et Liberté Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données, toute personne physique utilisant le service a la faculté d’exercer les droits suivants :
Un droit d’accès : En tant que personne concernée, vous pouvez vous informer sur la nature des données personnelles stockées ou traitées vous concernant par toute entité du groupe. Un accès à vos données personnelles vous sera fourni.
Un droit de rectification : Si des informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez demander à ce qu’elles soient modifiées.
Un droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles lorsque Octopus Energy France traite vos données pour des motifs qui leur sont d’intérêt légitime ou pour des motifs de marketing direct.
Un droit à l’effacement de vos données : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans les cas prévus par la loi.
Un droit à la limitation du traitement de vos données : Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles quand c’est autorisé par les lois et règlements applicables.
Un droit à la portabilité de vos données à caractère personnel : Si vous remplissez les conditions définies par les lois et règlements relatifs à la protection des données personnelles, vous avez le droit de recevoir un sous-ensemble de vos données personnelles et de les transférer à un autre responsable de traitement.
Droit de définir le sort de vos données à caractère personnel : Octopus Energy France peut être amené à disposer de données à caractère personnel relatives à une personne décédée. Nous respecterons les directives données par tout utilisateur relatives à la conservation, l’effacement, la communication de ses données après son décès. En l’absence de telles directives, la société fera droit aux demandes des héritiers telles que limitativement énoncées par les dispositions applicables de la Loi Informatique et Libertés.
3.1 comment exercer vos droits
Pour exercer ce droit, veuillez adresser votre courrier à Octopus Energy France (DPO) 6/8 boulevard Haussmann, 75009 Paris, France ou par mail à : donnees@octopus.com. Vos demandes doivent être accompagnées d’un document prouvant votre identité.
4/ Quelles informations collectons-nous ?
La communication de vos données personnelles est dans la plupart des cas délibérée. Du fait de nos obligations, nous sommes tenus de vérifier l’exactitude de certaines de vos données, de les mettre à jour et si nécessaire de les compléter. Nous pourrons, dans ce cas, vous solliciter.
4.1 Comment collectons-nous vos données ?
Pour délivrer son service, Octopus Energy France SAS collecte des données à caractère personnel sur les individus et sociétés. La collecte de vos données peut s’effectuer :
Depuis notre site internet https://www.octoenergy.fr
Via votre espace client
Par courrier qu’il soit au format électronique ou papier
Par téléphone
Par le biais du gestionnaire réseau
Lors de votre participation à des événements organisés par notre société (salon, Webinar, jeux concours, enquête de satisfaction…)
Dans certains cas particuliers, via des organismes sociaux.
Sur les formulaires de collecte de données à caractère personnel sur le site ou au format papier, l’utilisateur est informé du caractère obligatoire ou non de la collecte de ses données. En cas de non-fourniture d’un champ de données obligatoire, nous ne pourrons malheureusement pas accomplir nos prestations et respecter nos engagements.
4.2 Les données collectées concernant les personnes physiques :
Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone mobile, adresse du domicile concerné, adresse de facturation, date de naissance, IBAN. Nous collectons également des données concernant les caractéristiques de votre domicile et foyer, des données concernant les équipements utilisés au sein du foyer ainsi que vos données de consommation énergétique, les données liées à votre satisfaction, les données liées à vos échanges avec nos services
Nous pouvons également, lors de votre participation à des jeux concours, collecter des données concernant les personnes que vous souhaitez parrainer. Nous vous rappelons que cette communication est délibérée et doit faire l’objet d’une acceptation de la part des personnes dont vous nous communiquez les données.
4.3 Les données collectées concernant les personnes morales :
Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone mobile, dénomination sociale, Siren, Siret, vos données de consommation, la puissance souscrite, IBAN, les données liées à votre satisfaction, les données liées à vos échanges avec nos services.
5/ Les finalités pour lesquelles nous collectons vos données
Nous traitons vos données afin de vous apporter la réponse la plus adaptée à vos besoins. Dans le cadre de votre souscription à un contrat énergie avec nous, Octopus Energy France est amenée à traiter vos données personnelles pour :
La gestion de la relation commerciale ;
La gestion de votre contrat ;
La gestion de votre espace client ;
La facturation de vos consommations ;
La gestion des impayés et des contentieux ;
Le recueil des commentaires sur le Blog ;
Le recueil des avis des Utilisateurs ;
La réponse aux éventuelles questions et réclamations ;
L’élaboration de statistiques commerciales ;
Le suivi et statistiques d’utilisation de notre Site et du Blog ;
L’envoi d’invitations à participer à certains événements ;
L’envoi de newsletters ;
L’envoi de SMS promotionnels ;
L’envoi d’offres promotionnelles et codes avantages et/ou codes de parrainages ;
La gestion des dons que vous nous permettez d’effectuer en votre nom ;
Le traitement de votre candidature.
5.1 Les bases légales qui nous permettent de collecter vos données sont les suivantes :
Conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données, Octopus Energy France a défini une base légale pour chacun des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre comme suit :
L’exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat ;
L’exécution d’une obligation légale ;
Lorsque cela est dans l’intérêt légitime du Responsable de Traitement ;
Lorsque l’utilisateur a donné son consentement.
6/ La durée de conservation des données
Selon le cas de figure, Octopus Energy France a défini des durées de conservation distinctes. Nous faisons en sorte que les durées de conservation soient pertinentes et respectent les délais légaux.
Pour établir la durée de conservation des données personnelles, la Société applique les critères suivants :
Les données qui permettent un suivi de consommation quotidien (données quotidiennes, index et puissance maximale atteinte par jour) sont conservées pendant toute la durée du contrat puis 6 mois au terme du dernier contrat actif.
Les données qui permettent le suivi de consommation à la demi-heure (données à la demi-heure) sont conservées pendant toute la durée du contrat puis 6 mois au terme du dernier contrat actif.
Les données des utilisateurs qui ont commencé à compléter leurs formulaires mais ne sont jamais allés au terme : les données sont détruites au terme de trois (3) mois après la dernière information apportée à l’espace utilisateurs.
Les données de prospect : sont conservées trente-six (36) mois. Le point de départ de la durée de conservation est le dernier échange que vous avez eu avec l’un de nos services
Les données de client : les données sont conservées pour la durée de la relation contractuelle et puis trente-six 36 mois au terme de cette dernière.
Les données des candidats : 24 mois si le candidat a consenti à la conservation de sa candidature. Vous pouvez, à tout moment, demander la suppression de vos informations.
La Société est susceptible de conserver certaines données au-delà des délais annoncés ci-dessus afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires.
L’utilisateur est informé que Octopus Energy France est susceptible de conserver des données afin de réaliser des statistiques concernant ses utilisateurs. Dans ce cas, les données seront anonymisées et ne pourront faire l’objet d’aucune reconstitution.
7/ A qui vos données sont-elles transmises ?
Afin de vous faire bénéficier du meilleur de notre expertise, vos données peuvent être communiquées à :
Nos services internes : marketing, comptabilité, ressources humaines, communication, services commerciaux, service client, service qualité…
Nos partenaires & sous-traitant : des partenaires de Octopus Energy France qui peuvent traiter les données pour leur compte ou des sous-traitants qui traitent vos données uniquement pour le compte de Octopus Energy France et selon les instructions de Octopus Energy France.
Défense de nos droits en justice : dans le cas où nous aurions à défendre nos droits en justice, vos données pourraient être transmises aux autorités et à notre défense.
7.1 Nos sous-traitants
Lorsque nous faisons appel à de la sous-traitance, nous faisons en sorte que les relations contractuelles fassent l’objet d’un encadrement strict au sens de l’article 28 du RGPD. Dans le cadre de nos prestations de service, nous faisons appel à des sous-traitants pour les opérations suivantes :
La gestion des paiements en ligne
Le recouvrement des impayés
La gestion des appels téléphoniques et le suivi client
L’envoi de courrier par voie postale
La personnalisation des contenus de nos sites et applications mobiles
La réalisation d’opération de maintenance et de développement technique du site internet et du système d’information
Le recueil des avis clients
L’expédition des newsletters
L’expédition des courriels de prospection commerciale
L’acquisition de nouveaux clients
8/ Les mesures de sécurité que nous mettons en place pour protéger vos données
En tant que Responsable de Traitement, Octopus Energy France prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données. Nous avons mis en place un grand nombre de mesures techniques et organisationnelles afin de limiter l’accès à vos données, cela inclut la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes et la sécurité du système informatique pour empêcher l’accès externe à vos données. L’accès à vos données est limité aux seules personnes ayant la nécessité d’en prendre connaissance.
9/ Transfert de vos données
Octopus Energy France s’efforce de conserver vos Données à Caractère Personnel au sein de l’Union européenne. Toutefois, de manière marginale et pour certains Services spécifiques, les Données recueillies par Octopus Energy France pourraient être transmises à des Sous-Traitants établis en dehors de ces pays. Dans ce cas, Octopus Energy France veillera à ce que des mesures adéquates soient mises en place pour garantir la sécurité de vos données et le respect de vos droits conformément à la Loi Informatique et Liberté et au Règlement Général sur la Protection des données.
10/ Sites Web tiers & réseaux sociaux
Nous attirons votre attention sur les réseaux sociaux dont les liens paraissent en bas de notre site et avec lesquels vous pouvez être amenés à interagir pour nous soutenir et/ou partager l’une de nos publications. Lors de votre interaction, Octopus Energy France ne peut être tenue comme responsable en cas de problème. Sachez que lorsque vous utilisez ces liens, des informations à votre sujet peuvent être collectées ou partagées. Nous vous encourageons à consulter les politiques et paramètres de confidentialité des réseaux sociaux avec lesquels vous interagissez, afin de connaître les informations susceptibles d’être recueillies, utilisées ou partagées par ces sites.
11/ Politique cookies
Le dépôt de cookies publicitaires et/ou de mesure d’audience est soumis à votre consentement, c’est pour cela que vous trouverez en bas de notre site un bandeau cookies qui vous permet à tout moment d’accepter et/ou de refuser le dépôt de ces derniers. Vous avez également la possibilité de changer d’avis à tout moment via le gestionnaire mis à votre disposition ou via votre navigateur.
11.1 Quel type de cookies utilisons nous et pour quelles finalités ?
Des cookies strictement nécessaires
Ces cookies sont nécessaires pour les opérations propres aux services qui sont fournis sur nos sites internet. Ils sont utilisés pour fournir les fonctionnalités basiques de nos sites internet, telles que se souvenir des informations qui ont été insérées dans un formulaire. Si vous empêchez l’installation de ces cookies, vous ne pourrez plus utiliser ces fonctionnalités et le site internet pourrait ne pas fonctionner de façon efficace.
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Des cookies de personnalisation ou de fonctionnalité
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Nous vous suggérons de consulter les sites internet de ces tiers pour plus d’informations au sujet de leurs cookies et pour savoir comment les gérer.
11.2 Réglage et blocage des cookies via notre gestionnaire de cookies
La liste des cookies que nous utilisons est consultable via l’outil de gestion que nous avons mis en place. Vous avez la possibilité de les désactiver à tout moment. Néanmoins, nous attirons votre attention sur le fait que certains cookies sont indispensables au bon fonctionnement de notre site et qu’il est donc déconseillé de les désactiver.
11.3 Réglage et blocage des cookies via vos paramètres de navigation
Vous pouvez également contrôler les cookies grâce aux paramètres de votre navigateur. Si la plupart des navigateurs sont paramétrés par défaut et acceptent l’installation de cookies, vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, de choisir d’accepter tous les cookies, ou de les rejeter systématiquement ou encore de choisir ceux que vous acceptez selon l’émetteur. Vous pouvez également paramétrer votre navigateur pour accepter ou refuser, au cas par cas, les cookies préalablement à leur installation. Vous pouvez également régulièrement supprimer les cookies de votre terminal via votre navigateur.
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LA CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) propose en téléchargement gratuit, un logiciel de gestion des cookies sur son site Internet.
Pour la gestion des cookies et de vos choix, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide de votre navigateur, qui vous permettra de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies.
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12/ Modification de la présente politique
Octopus Energy France peut modifier la présente Politique de Protection des Données à tout moment. Dans ce cas, nous vous informerons par tout moyen des modifications apportées à la présente. Octopus Energy France invite les Utilisateurs à prendre régulièrement connaissance de la Politique de Protection des Données afin de se tenir parfaitement informés de ses dispositions.
Date de mise en ligne de la présente politique : 28 juillet